Logiciel Libre dans les administrations publiques – l’enfer pavé de bonnes intentions

Le Socle Interministériel de Logiciels Libres version 2018 recommande l’utilisation de Libre Office comme suite bureautique dans l’administration.

Après avoir eu l’occasion, sur plusieurs projets / missions, de tester pendant de nombreux mois cette recommandation de la DINSIC et du SGMAP, je m’interroge sur sa pertinence. Je m’interroge également, dans le cas d’une suite bureautique, sur l’écart entre les objectifs théoriques poursuivis par le SILL et leur réalisation effective ainsi que sur les causes profondes de cet écart.

Logiciel Libre dans les administrations publiques – l’enfer pavé de bonnes intentions

En voila une idée qu’elle est bonne !

Dans les documents de référence du SI de l’état on trouve des documents très intéressants comme par exemple LE SOCLE INTERMINISTÉRIEL DE LOGICIELS LIBRES (SILL)

Logo du Socle Interministériel de Logiciels Libres

Le paragraphe d’introduction du SILL nous explique sa raison d’être, je cite « La modernisation des systèmes d’information de l’Etat passe notamment par le développement des usages et technologies innovantes et créatrices de valeur pour les utilisateurs, et par la maîtrise des coûts, ce qui implique en particulier de développer la réutilisation et la mutualisation, et d’ajuster au mieux les dépenses d’acquisition. L’approche de l’Etat privilégie l’efficacité globale, en dehors de tout dogmatisme, pour lui permettre de choisir entre les différentes solutions, libres, éditeurs ou mixtes. C’est l’objet de la circulaire du 19 septembre 2012, signée par le Premier ministre, qui recommande les voies du bon usage du logiciel libre dans l’Administration. »

Je vous recommande donc de télécharger le SILL 2018 car il y a plein de très bonnes recommandations sur plein d’outils très utiles, libres et gratuits. Des exemples ?… parmi ceux qui parleront à tout le monde (Lecteur multimédia : VLC, compression et décompression : 7zip, dessin matriciel : The Gimp, …).

Mais qu’en est-il maintenant pour un outil manipulé par des millions d’agents publics, surtout pour l’administration française qui est la spécialiste mondiale de la gestion de documents, j’ai nommé les outils de suite bureautique ? Le SILL recommande Libre Office comme suite bureautique libre.

Est-ce une bonne recommandation ? cette recommandation est-elle pertinente avec les objectifs de maîtrise des coûts ? cette recommandation est-elle emblématique de ce « privilège donné à l’efficacité globale, en dehors de tout dogmatisme » dont se targue la déclaration d’objectifs du SILL ?

Je peux donner un éclairage sur ces questions après plusieurs mois d’utilisation intensive de Libre Office

Libre Office comme suite bureautique : une recommandation pas à la hauteur des enjeux ?

Pas à la hauteur des enjeux ?

Je suis un utilisateur intensif des outils bureautiques (Powerpoint, Excel et Word) car mon métier nécessite de soutenir mes conseils et recommandations par des analyses solides sur le fond et la forme (comme disait Victor Hugo, « la forme c’est le fond qui remonte à la surface »). Comme tout consultant en organisation, je maîtrise, sur ces outils bureautiques, un peu plus de fonctionnalités que la moyenne (c’est à dire que je maîtrise 5% des fonctionnalités ce ces outils quand la moyenne des utilisateurs en maîtrise à peine 2% – ce sont des estimations personnelles). Par ailleurs l’expérience de ces outils me permet d’atteindre un bon niveau de productivité dans leur utilisation.

Dans ces conditions, lorsqu’il s’agit de modifier ses habitude pour utiliser la suite bureautique Libre Office (Impress – alter ego de Powerpoint, Calc – alter ego de Excel, Writer – alter ego de Word) la prise en main (surtout à mon âge avancé) n’est pas évidente. La remarque sur mon âge est juste une plaisanterie, mes collègues bien plus jeunes que moi, ont aussi eu du mal à changer leurs habitudes et à réapprendre à utiliser une nouvelle suite bureautique. Il faut 3 semaines (intensives) pour être à peu près à l’aise avec Libre Office et faire des chose à peu près équivalentes à ce qu’on produisait avec Microsoft Office. Je dis « à peu près » car fonctionnellement Libre Office est moins puissant donc il faut faire des documents un peu plus simples (ce qui n’est pas forcément plus mal d’ailleurs).

Il y a quand même des points importants qui changent par rapport à Microsoft Office et auxquels nous n’étions plus habitués depuis 15 ans. –> eh oui ! par exemple il y a dans Libre Office des choses qui ne fonctionnent pas ou quasiment pas (exemple : les tableaux sous Impress), et il y a des bugs (oui, oui cela peut vous paraître surprenant mais je vous assure que Microsoft a réussi à supprimer tous les bugs évidents de sa suite bureautique – reprenez les versions commercialisées à l’époque de Windows 95 vous verrez la différence…). Mais, tout ça réapparaît avec Libre Office. Il faut donc penser à faire des sauvegardes fréquentes (le fameux Ctrl-S) pour être sûr de ne rien perdre. C’est gênant, mais pour ceux qui ont connu MS Office dans les années 90 on s’y réhabitue vite.

En revanche, plus gênant : en terme de productivité j’estime avoir durablement perdu 25% de performance. Là où je passais 4 jours à faire un document, j’y passe maintenant 5 jours.  Ce n’est pas anodin car si la prestation d’étude est achetée à l’extérieur cela augmente (en théorie) son prix de 25%. Cette perte de productivité est-elle importante ramenée au volume total d’heures travaillées ou d’heures de travail achetées par l’administration ? peut-être pas si cette perte de productivité est liée au fait que je fais partie du cercle très restreint (1% ?) des utilisateurs chevronnés des suites bureautiques. En effet cette perte d’efficacité est peut-être négligeable pour les utilisateurs lambda qui représentent 99% des utilisateurs. En tout cas, imposer à un fournisseur, pour une production documentaire dont l’Etat doit avoir la propriété intellectuelle – et donc posséder les documents sources en format modifiable – l’utilisation de Libre Office, cela doit avoir un impact prix non négligeable car la perte de productivité est évidente et significative. Gardons en tête cette perte d’efficience pour les utilisateurs intensifs car elle peut avoir d’autres conséquences.

Même si cette perte de productivité n’est que de 5% pour l’utilisateur lambda… multipliée par des millions d’utilisateurs et d’heures de travail sur des outils bureautiques, l’ardoise commence à chiffrer.

L’autre point gênant de Libre Office est la consommation de ressources. Utiliser confortablement Libre Office, même pour un utilisateur non chevronné, nécessite un poste de travail bien plus puissant que pour faire tourner Microsoft Office. A confort d’usage équivalent, je pense qu’il faut avoir un poste de travail qui va couter 25% à 50% de plus. C’est à dire qu’au lieu d’avoir un PC à 400€ il faudra prendre un PC à 600€ pour faire tourner Libre Office. M’étonnerait que les acheteurs publics aient ce genre d’informations ou d’objectifs lorsqu’ils négocient les prix avec les constructeurs de matériels. Par conséquent je pense que les agents publics ont souvent des postes de travail qui ne leur permettent pas d’utiliser efficacement Libre Office.

Libre Office : une recommandation hors sol ?

Quand on oublie la réalité du terrain et des usages ça ne peut pas bien se terminer

Quand on oublie la réalité du terrain et des usages ça ne peut pas bien se terminer

Mais tout ça ne serait finalement pas si grave si toutes les administrations publiques utilisaient Libre Office et si le SGMAP ou la DINSIC pouvaient imposer un déploiement global et instantané de Libre Office dans toutes les administrations, comme Mendès-France avait imposé en 1954 le verre de lait obligatoire dans les écoles ; pour être « studieux, solides, forts et vigoureux, buvez du lait » !

Nous en sommes (heureusement) bien loin. La suite de Microsoft (Word, Excel, Powerpoint) est implantée depuis belle lurette partout. Forcément nombre d’administrations doivent dialoguer entre elles et certaines utilisent Microsoft Office et d’autres Libre Office ou encore d’autres solutions. Voire même au sein d’une même administration, les deux solutions coexistent ! (officiellement ou non officiellement).

Et ça c’est un très gros problème. Libre Office traite très très mal les documents Microsoft Office (même enregistrés en format ODF). L’interopérabilité est une très grosse faiblesse de cet outil ! Comment peut-on le recommander en ignorant ou en faisant fi d’ignorer la réalité du terrain où cet outil sera utilisé ? Le SGMAP a t-il été aveuglé par le RGI qui ne traite que l’interopérabilité des formats ODF et OOXML et a oublié de tester le comportement des suites bureautiques avec ces formats ?

Cette lacune est énorme car autant les soucis de productivité pouvaient être résolus par un « cela ne concerne qu’une petite minorité d’utilisateurs intensifs », autant ces problèmes d’interopérabilité concernent absolument tout le monde : utilisateurs intensifs comme les utilisateurs occasionnels et/ou basiques. Bref, il me semble que beaucoup d’administrations sont concernées et la performance de certaines d’entre elles considérablement amoindrie par ces problèmes d’interopérabilité entre Libre Office et Microsoft Office. La perte de productivité est, je le crois, considérable. Bref : en voulant faire des économies via cette recommandation, on a très probablement augmenté les coûts d’utilisation de la bureautique de l’état.

A t-on vraiment regardé toutes les solutions existantes du monde libre ou a t-on par dogmatisme absolument tenu à recommander une solution de suite bureautique sous licence MPL ou GPL ? A l’heure de la collaboration en temps réel sur des documents pourquoi le SILL ne recommande t-il pas l’utilisation d’une suite bureautique libre en mode cloud plutôt qu’un outil en standalone sur le poste de travail ? Est-ce un a priori, que je crois sécuritaire et dépassé, contre les solutions en mode Saas ou simplement hébergées dans le cloud ?

 

Eric Villesalmon

Associé fondateur d’ISlean consulting en 2008, Éric Villesalmon, 48 ans, possède une double formation d’Ingénieur de l’Ecole Supérieure d’Ingénieurs en Electrotechnique et Electronique et un MBA CAAE de l’IAE de Paris. Il est entré chez Bossard Consultants en 1996. Depuis lors il accompagne ses clients DSI et Directeurs Généraux dans le diagnostic et la mise en œuvre d’actions de progrès, de grande ampleur (ruptures ou réorganisation) ou du domaine de l’amélioration continue (Lean Six Sigma).Il a accompagné des grandes entreprises / ETI / PME dans leur transformation métier et de leur organisation SI, notamment la production informatique. Depuis quelques années, Eric a découvert les joies et les challenges de la transformation numérique et de la dématérialisation dans le secteur public, en particulier dans les administrations centrales et cabinets ministériels.


Eric Villesalmon

Associé fondateur d’ISlean consulting en 2008, Éric Villesalmon, 48 ans, possède une double formation d’Ingénieur de l’Ecole Supérieure d’Ingénieurs en Electrotechnique et Electronique et un MBA CAAE de l’IAE de Paris. Il est entré chez Bossard Consultants en 1996. Depuis lors il accompagne ses clients DSI et Directeurs Généraux dans le diagnostic et la mise en œuvre d’actions de progrès, de grande ampleur (ruptures ou réorganisation) ou du domaine de l’amélioration continue (Lean Six Sigma).Il a accompagné des grandes entreprises / ETI / PME dans leur transformation métier et de leur organisation SI, notamment la production informatique. Depuis quelques années, Eric a découvert les joies et les challenges de la transformation numérique et de la dématérialisation dans le secteur public, en particulier dans les administrations centrales et cabinets ministériels.

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