SIRH des PME – Les 5 révolutions technologiques qui changent tout

Nous parlions dans un précédent article de l’essor récent des SIRH pour les PME. Il ne s’agit pas seulement d’une mode ou d’une nouvelle marotte de consultants (« il est frais, mon SIRH, il est frais »), mais bien de l’ouverture du champ des possibles grâce à un certain nombre de révolutions technologiques et culturelles. La gestion administrative des éléments variable de paie (congés, heures supplémentaires, notes de frais…) est souvent considérée comme la partie la plus fruste du panel d’activités RH. Elle est pourtant aujourd’hui lieu d’expression et d’application de révolutions majeures. En voici 5 pour illustrer le propos.

Le SaaS fait sauter une importante « barrière à l’entrée »

L’installation d’un nouvel applicatif dans l’entreprise nécessitait, il y a peu encore, un investissement non négligeable avant même d’installer la première ligne de code : dimensionner et commander un serveur, le déclarer dans le réseau, y installer toutes le couches d’OS et sécurité… Si en plus il vous fallait ouvrir des accès à l’extérieur, pour des postes en mobilité de vos commerciaux par exemple, vous voilà partis dans l’installation d’une DMZ, d’un VPN et autres joyeusetés sécuritaires. Autant de barrières à l’entrée franchissables pour de grosses structures, mais rédhibitoires pour les PME, qui pouvaient continuer à y préférer le bon vieux papier (formulaire E54-637b de demande de congés, transmission par Fax ou même Telex) ou pour les plus modernes, le fichier Excel envoyé par mail et consolidé à la force du mulot. L’essor des SaaS (Software as a Service) a changé la donne, en éliminant cette barrière d’entrée et mettant toute organisation sur un même pied d’égalité : un poste connecté au web et 5′ suffisent à tout à chacun pour installer un environnement opérationnel, notamment pour tester en réel toutes les fonctionnalités.

Et notez bien, remplacer une barrière par un SaaS, c’est quand même plus chic…

L’architecture REST au service des petites mains de la gestion administrative

Prenons le cas du process de déclaration des jours de congés ou d’absence, process relativement simple s’il en est : chaque fin de mois, un formulaire est rempli par le collaborateur, transmis à son manager qui le valide et le fait suivre au chargé RH qui est, comme son nom l’indique, en charge, et en tient compte pour les compteurs de congés de la prochaine fiche de paie. A l’échelle d’un collaborateur, pas bien compliqué me direz-vous. Certes, mais à l’échelle de 100 (ce qui n’est pourtant pas ce qu’on peut appeler une grande entreprise) : 100 fichiers qui passent entre 2 boites email successives, pour atterrir finalement dans une troisième et être consolidé à la main dans un seul fichier destiné à alimenter la paie. Déjà plus compliqué. Si vous rajoutez à cela les erreurs ou modifications de dernière minute, le tout en aller-retours explicatifs, vous dépassez rapidement les 300 à 400 manipulations différentes pour les congés seulement. Rajoutez-y les notes de frais, les heures supplémentaires, les imputations de temps et autres demandes exceptionnelles, sur une année, ce sont des dizaines de millier de fichiers, mails et opérations de mise à jour réparties sur toutes les ressources vives de l’entreprise. Avec les architectures REST, c’est la possibilité pour chaque collaborateur de saisir directement, à travers une interface Web ou mobile, ses propres données ou modification directement et simultanément dans une seule base centrale, d’où partent les workflows de validation. De 10 000 fichiers à un seul, illustration parfaite du principe de simplicité : « Les choses essentielles ne doivent pas être multipliées sans nécessité » (ou « pluralitas non est ponenda sine necessitate », ça ne sert à rien de le citer en latin à part faire le malin, ce que j’aime plutôt bien d’une manière générale).

Le mobile et ses multiples usages

Le mobile met à disposition dans toutes les poches des possibilités de capture, traitement et transmission de donnés insoupçonnables il y a encore 10 ans. Pour saisir une note de restaurant, vous disposez sur votre bout de zinc, en prenant un café (voire un digestif pour les plus épicuriens d’entre nous), de tous les gadgets jusque là réservés aux DG de multi-nationales : un scanner de haute précision (appareil photo résolution péta-pixels), une assistante dévouée (OCR et affectation des montants HT, TTC, TVA récupérable ou non), un fax (transmission en temps réel) et un chargé de clientèle Banque Privée (import et réconciliation avec les opérations CB de la carte société). Le tout consolidé au fur et à mesure à la bonne date, prêt à être expédié d’un seul glissement de doigt pour remboursement. Le luxe à la portée de tous.

Nouveaux modes de licencing

Le mode de rémunération des éditeurs et autres offreurs de solution évolue inexorablement d’une logique d’achat à une logique d’abonnement. Ce qui est vrai pour Deezer ou Netflix l’est aussi pour le géant historique Microsoft, qui substitue progressivement ses licences Windows et Office par des abonnements Office 365. Les SIRH n’échappent pas à la règle et l’abonnement de quelques euros par mois et par collaborateur devient la norme : petite structure, petite facture. Le seul ticket d’entrée éventuel, le coût de personnalisation et paramétrage, étant de plus en plus intégré dans l’abonnement.

Evolution culturelle : les apps au secours du BYOD

Nous sommes chez ISlean depuis longtemps adaptes et même prosélytes du BYOD (Bring Your Own Device). Mais force est de constater que cette pratique est loin de se répandre aussi rapidement que nous aurions pu le penser. Il est cependant un cheval de Troie qui commence à faire rentrer le monde de l’entreprise dans vos devices privés : les apps professionnelles, téléchargeables directement sur depuis votre App Store, font rentrer dans votre poche le SI de votre entreprise, fut-elle une PME. Un login, un mot de passe, et voici le jouet ultime reçu de Papa Noel en décembre dernier transformé en interface de saisie de votre SIRH.

Le grand méchant RGPD

Avec le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD pour les intimes), la Donnée à Caractère Personnel est toujours le nouvel Or Noir, mais plutôt en version Amoco Cadiz : tout le monde en a besoin, mais plus personne ne veut y toucher, de peur de se retrouver englué tel le goéland breton moyen. Cachez cette donnée personnelle que je ne saurais voir, remballez-moi ces Excels impudiques, mettez tout ça dans un SIRH estampillé « RGPD Proof » et vous serez irréprochables aux yeux de la CNIL.

Jean-Marc Zanini

Jean-Marc Zanini a 20 ans d'expérience dans le conseil. Après une formation d'ingénieur agronome et une thèse en biostatistiques, il a intégré le cabinet Orgaconseil en 1998, où il a fait ses premières armes en participant au pilotage de grands programmes IT et en accompagnant des projets des transformation auprès de clients utilities, assurance et protection sociale. Il a ensuite œuvré comme free-lance, essentiellement sur du pilotage projet et du pilotage de programmes stratégiques, dans des domaines aussi variés que la banque, le secteur hospitalier ou l'industrie. Il a plongé il y a quelques années dans le monde fabuleux du Big Data et accompagne depuis plusieurs clients dans leurs premiers pas dans le domaine. Après plusieurs années de collaboration avec ISlean, il a rejoint en 2017 l'équipe dont il partage les valeurs et l'envie de délivrer de la valeur à ses clients.


Jean-Marc Zanini

Jean-Marc Zanini a 20 ans d'expérience dans le conseil. Après une formation d'ingénieur agronome et une thèse en biostatistiques, il a intégré le cabinet Orgaconseil en 1998, où il a fait ses premières armes en participant au pilotage de grands programmes IT et en accompagnant des projets des transformation auprès de clients utilities, assurance et protection sociale. Il a ensuite œuvré comme free-lance, essentiellement sur du pilotage projet et du pilotage de programmes stratégiques, dans des domaines aussi variés que la banque, le secteur hospitalier ou l'industrie. Il a plongé il y a quelques années dans le monde fabuleux du Big Data et accompagne depuis plusieurs clients dans leurs premiers pas dans le domaine. Après plusieurs années de collaboration avec ISlean, il a rejoint en 2017 l'équipe dont il partage les valeurs et l'envie de délivrer de la valeur à ses clients.

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