Quels outils informatiques pour une structure collaborative ?

Si les grandes entreprises ont les moyens de disposer d’un service ou d’une direction informatique disposant de budgets conséquents, ce n’est pas le cas de tous les cabinets de conseil, de TPE/PME ou plus généralement de sociétés de moins de 100 collaborateurs. Les responsables de ces structures cherchent les outils indispensables au fonctionnement et au développement de leur entreprise.

Les consultants d’ISlean consulting procèdent à une veille technologique régulière dans le domaine des systèmes d’information. Leur savoir-faire couplé à leur expérience de gestion d’entreprise ont amené ISlean consulting à tester et parfois adopter certains services, logiciels et pratiques du marché.

Voici quelques exemples d’outils :

Pour la gestion des mails et d’agenda : Google Apps.

La solution de Google permet de disposer d’adresses mail via Gmail. Cependant, Google a réduit le nombre de comptes gratuits à 10 utilisateurs. Cette solution est toutefois très puissante et ouverte : elle est utilisable sur un grand nombre de terminaux (PC, smartphone, tablette,…) et collaborative grâce aux outils de partage de documents et d’agendas.
Coût : 0 € pour la version Google Apps (moins de 10 comptes), 4 € par utilisateur et par mois pour Google Apps for Business.

Pour la gestion des fichiers, internes au cabinet et avec clients et partenaires : Dropbox

Dropbox est un logiciel léger et simple qui permet de stocker, synchroniser et partager des fichiers en ligne et sur son disque dur.
La version dite « For Teams » est recommandée. Elle offre un stockage de 1200 Go pour 5 utilisateurs. Elle permet également de récupérer pendant un mois les données effacées par erreur et de gérer les utilisateurs de manière centralisée.
Coût : 0 € pour la version Basic offrant  2 Go, 795 USD pour la version « For Teams »

Pour gérer le parc informatique : AVOP ou Apportez Vos Outils Personnels (de BYOD: Bring Your Own Device)

AVOP est un mode de fonctionnement qui donne la possibilité aux collaborateurs de s’équiper avec leur propre matériel. Finie l’époque des postes gérés par un service de maintenance lourd, AVOP permet de réaliser des économies sur plusieurs postes de coûts, et libère l’entreprise de la gestion du parc informatique.
Une obligation demeure : contractualiser cette politique avec les salariés en inscrivant l’obligation pour chaque utilisateur d’avoir une machine adaptée au travail en entreprise, notamment avec une suite Microsoft Office, un antivirus et un anti malware !
Ce modèle souple et intéressant pour l’entreprise ne peut cependant se généraliser qu’au sein d’une équipe dotée d’une connaissance minimale de l’informatique permettant de gérer ses outils personnels.
Coût : Indemnité mensuelle au salarié (autour de 50 €).

Pour passer des appels internes, partager son écran ou échanger des fichiers avec ses collaborateurs : Skype, CVoice, GTalk, Mikogo

Ces outils permettent aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques via Internet. Les appels d’utilisateur à utilisateur sont gratuits. Ces logiciels disposent par ailleurs de fonctionnalités de messagerie instantanée, de transfert de fichiers, de partage d’écran et de visioconférence.
C’est donc de formidables outils pour échanger en interne avec les membres d’une équipe.
Coût : 0 €

Pour disposer de numéros audio de conférences téléphoniques : Téléfuté

Il existe de nombreuses solutions payantes pour disposer d’un numéro de conférence téléphonique permettant à plusieurs participants de pouvoir discuter ensemble de plusieurs lieux géographiques différents.
Une solution sans frais de réservation, ni inscription, ni abonnement et ni engagement existe sur le marché : Téléfuté Conférence, accessible à l’adresse suivante : www.telefute.com/teleconference/reservez-teleconference.html.

Grâce à ce site, il est possible de réserver une salle, obtenir un numéro et un code d’accès pour organiser une téléconférence.
Coût d’une communication locale

Pour corriger les fautes d’orthographes et d’accords : Druide Antidote

Un éditeur canadien a mis au point un outil permettant d’identifier toutes les fautes d’orthographe et d’accord d’un texte : Druide Antidote. Cet outil s’intègre à l’ensemble des logiciels bureautiques (MS Office, Bloc note, Outlook,…).
C’est juste bluffant !
Coût : 94,90 €

Ces outils permettent aux structures jusqu’à une centaine de personnes d’assurer des services informatiques très complets, avec une productivité très élevée, donc des coûts réduits. Lorsque l’entreprise dépasse cette taille critique, la structuration d’une fonction système d’information devient nécessaire pour assurer qualité de service et réactivité.
Un accompagnement extérieur permet de définir en amont les besoins réels, de dimensionner et structurer la fonction système d’information,  les projets à mener et d’aider à sa mise en œuvre.

Ghali Hakam


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